Metadatos en los documentos

Las herramientas de Microsoft Office, desde sus versiones para Mac 2008 y la próxima Office 2011, disponen de una herramienta de limpieza de metadatos incluida. Basta con ir a las opciones del menú y seleccionar Preparar/Inspeccionar Documento, para saber que metadatos incorpora y eliminarlos. Para las versiones anteriores Microsoft no oferta ninguna herramienta de limpieza de metadatos.

Sin embargo, en formatos binarios, es decir, los formatos previos de Microsoft Office antes de pasar a OOXML, a saber: xls, ppt, doc, etc… aunque se eliminen los metadatos, siempre es posible conocer qué versión del sistema operativo y del paquete ofimático se utilizó, ya que en los Streams OLE queda marcada esta información. Así, es posible descargar ficheros de Internet, del mismo sitio de Apple, y descubrir un montón de información sensible con herramientas como la FOCA.

El verdadero problema no radica en los datos que se pueden descubrir en un único fichero, sino que en un entorno público de Internet, donde en un sito web se publican miles de archivos, si todos estos no están limpios de metadatos, la información obtenida con ellos puede ser peligrosa para la organización.

 

Algunas de las herramientas para visualizar esa informacion podria ser:

 

LibExtractor, Doc Scrubber, Metagoofil, Metadata Extraction Tool

Existen muchas herramientas para trabajar con los metadatos. Sencillas y potentes herramientas como LibExtractor o con un interfaz más depurado como Doc Scrubber o Metadata Extraction Tool o incluso herramientas pensadas para los auditores de seguridad como Metagoofil, que integra la búsqueda de archivos a través del sitio web de la compañía con la extracción de información sensible de los documentos. Al final, toda la información oculta queda fácilmente descubierta hoy en día.

 

Análisis y Limpieza de documentos

Visto lo visto hasta el momento se hace necesaria la limpieza de los documentos de Microsoft Office antes de ser publicados. La herramienta definitiva para la limpieza de documentos Microsoft Office es la opción de Inspeccionar un documento que viene en las versiones de Office 2007. Esta herramienta busca toda la información que un documento tiene tanto en metadatos introducidos por el usuario como información del documento, metadatos ocultos introducidos por el programa, información de las impresoras e información oculta. Esta herramienta es de uso obligado a la hora de enviar un documento a otro usuario o a publicar en una aplicación web. No importa la versión del formato de archivo que se esté utilizando ni la versión de Office utilizada para su creación, la herramienta permite eliminar toda la información que no deseemos a golpe de clic.

 Imagen 17: Inspeccionar Documento en Microsoft Word 2007
Si estamos utilizando versiones anteriores de Microsoft Office no es posible utilizar esta herramienta de serie y hay que descargarse un componente disponible para Office 2003 y Office XP [RHDTOOL]. Además, Microsoft ha publicado una serie de guías para minimizar el volumen de metadatos en documentos Office.